Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) (Verordening (EU) 2016/679) en met de toepasselijke Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

Voor de leesbaarheid gebruiken wij de mannelijke vorm voor termen die personen aanduiden. Deze termen gelden voor alle genders, met het oog op gelijkheid.

Bent u betrokken bij deze verklaring?

Deze verklaring is op u van toepassing als u:

• een van onze klanten bent of een contractuele relatie met ons hebt;
• een begeleider van een van onze klanten bent;
• geïnteresseerd bent in onze producten of diensten en ons uw persoonsgegevens bezorgt (bijvoorbeeld via onze website, onze applicaties, onze kantoren, onze evenementen of onze contactformulieren).

Als u ons persoonsgegevens van andere personen bezorgt (bv. familieleden, begeleidende minderjarigen), moet u hen op de hoogte brengen van deze mededeling en hen aanraden deze verklaring te lezen. Wij doen dit rechtstreeks wanneer wij over hun contactgegevens beschikken.

1. Hoe kunt u onze verwerking van uw persoonsgegevens controleren?

U beschikt over de volgende GDPR-rechten: toegang, verbetering, wissing, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid van gegevens, en intrekking van de toestemming wanneer de verwerking daarop gebaseerd is.

Om deze rechten uit te oefenen, contacteert u ons:

Per e-mail: info@move-and-study.com
Per post: MOVE & STUDY BELGIQUE – Residence Palace, 155 rue de la Loi, 1040 Brussel

Wij antwoorden binnen een termijn van één maand (verlengbaar met twee maanden in complexe gevallen).

U kunt de overdraagbaarheid van uw gegevens vragen (een gestructureerde, gangbare en machineleesbare kopie, overdraagbaar aan een derde indien technisch mogelijk).

Voor elke vraag: info@move-and-study.com.

2. Klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

U kunt een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Site: www.autoriteprotectiondonnees.be

3. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens hoofdzakelijk voor:

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b GDPR) of precontractuele maatregelen:

• Inschrijving van de klant, sluiting en uitvoering van de overeenkomst (taalreis, uitwisselingsprogramma enz.);
• Levering van de diensten (reserveringen school/accommodatie/vervoer, bijstand ter plaatse, facturatie, invordering);
• Beheer van aanvragen, communicatie, klantenondersteuning;
• Toegang tot digitale platformen;
• Toegangscontrole/beveiliging bij bezoeken aan het kantoor.

Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f GDPR) – na afweging tegen uw rechten:

• Verbetering van onze diensten/producten en cyberbeveiliging;
• Beheer en onderhoud van de IT-systemen;
• Automatisering en optimalisering van processen (bv. opvolging van aanvragen, klanttevredenheid);
• Verdediging van rechten in rechte of beheer van geschillen;
• Organisatie van wedstrijden, promoties, tevredenheidsenquêtes (behoudens bezwaar);
• Direct marketing voor aanbiedingen die gelijkaardig/aanvullend zijn aan uw vorige diensten (opt-out op elk moment mogelijk).

Toestemming (art. 6.1.a GDPR) – op elk moment herroepbaar:

• Verzending van niet-gelijkaardige marketingaanbiedingen of aanbiedingen van partners;
• Geavanceerde profilering voor gepersonaliseerde aanbiedingen;
• Doorgifte van gevoelige gegevens aan derden (bv. buitenlandse scholen) wanneer dit niet door de overeenkomst gedekt is.

4. Categorieën van verzamelde gegevens

• Contactgegevens (naam, adres, e-mail, telefoon);
• Identificatiegegevens (geboortedatum, nationaliteit, paspoort, geslacht);
• Reisgegevens (data, bestemmingen, accommodaties, maatschappijen, specifieke verzoeken, reisgezellen);
• Gezondheidsgegevens (specifieke behoeften, allergieën enz. – gevoelige gegevens);
• Financiële gegevens (betalingen, bankkaart – verwerkt via beveiligde dienstverleners);
• Technische gegevens (IP, toestel, verbindingslogs);
• Levensstijl/interesses (indien meegedeeld voor personalisering).

5. Bronnen van de verzameling

Hoofdzakelijk rechtstreeks bij u. Soms:

• Klanten (bv. info over begeleiders);
• Partners (scholen, accommodatieverstrekkers, vervoerders);
• Openbare bronnen (officiële registers, openbare sociale netwerken indien relevant).

6. Ontvangers van de gegevens

• Dienstverleners van het verblijf (scholen, hotels, luchtvaartmaatschappijen, transfers, gidsen);
• Verwerkers (IT, betaling, marketing, logistiek);
• Advocaten, verzekeraars, auditors (indien nodig);
• Overheden (bv. ambassades voor visa, wettelijke verplichtingen);
• Marketing-/enquêtepartners (met toestemming of opt-out).

7. Internationale doorgiften

Doorgiften buiten de EER kunnen voorkomen (bv. Verenigde Staten, bestemmingslanden).

• Bij een adequaat land (beslissing van de Europese Commissie) → rechtstreekse doorgifte.
• Anders: EU-modelcontractbepalingen (SCC), EU-US Data Privacy Framework (DPF – gecertificeerd indien van toepassing), of contractuele afwijking (bv. uitvoering van de overeenkomst).

Voor de Verenigde Staten: bepaalde dienstverleners (Google, Meta enz.) kunnen DPF-gecertificeerd zijn. Wij gebruiken passende waarborgen. Contacteer ons voor kopieën van de documenten.

8. Bewaartermijn

Uw gegevens worden bewaard zolang nodig voor de overeenkomst + wettelijke verplichtingen (bv. boekhouding 7-10 jaar, bewijzen bij geschillen), en daarna gewist of geanonimiseerd.

9. Gegevensbeveiliging

Technische/organisatorische maatregelen (256-bits SSL/TLS-versleuteling op de site, toegangscontroles enz.). Verzending via het internet houdt inherente risico's in.

10. Cookies en trackingtechnologieën

Wij gebruiken cookies en technologieën (Google Analytics, Google Ads, Facebook Pixel enz.) voor de werking, statistieken, personalisering en reclame.

Gedetailleerde toestemming vereist via een banner (behalve voor essentiële cookies).

Details in ons cookiebeleid (aparte link op de site).

Google Fonts, Google Maps, YouTube enz.: zie het beleid van Google.

11. Livechat en andere tools

Tawk.to voor de chat (zie hun GDPR-beleid).

Plug-ins van sociale netwerken: geactiveerd bij het klikken (daarna verantwoordelijkheid van het platform).

12. Updates

Wij herzien deze verklaring regelmatig. De huidige versie staat op onze site. Wij brengen u op de hoogte van belangrijke wijzigingen.

Verwerkingsverantwoordelijke

MOVE & STUDY BELGIQUE (SPRL)
Residence Palace, 155 rue de la Loi, 1040 Brussel
Privacycontact: info@move-and-study.com