Informativa sulla privacy e protezione dei dati

Questa informativa sulla privacy è conforme al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) (Regolamento (UE) 2016/679) e alla normativa belga applicabile in materia di protezione dei dati.

Per motivi di leggibilità utilizziamo la forma maschile per i termini che designano persone. Tali termini si applicano a tutti i generi, per un principio di uguaglianza.

A chi si applica questa informativa?

Questa informativa si applica a chi è:

• un nostro cliente o una persona in rapporto contrattuale con noi;
• un accompagnatore di un nostro cliente;
• una persona interessata ai nostri prodotti o servizi che ci fornisce i propri dati personali (ad esempio tramite il nostro sito web, le nostre applicazioni, le nostre agenzie, i nostri eventi o i moduli di contatto).

Chi ci fornisce dati personali di altre persone (ad es. familiari, minori accompagnatori) deve informarle di tale comunicazione e raccomandare loro di leggere questa informativa. Ci impegniamo a farlo direttamente quando disponiamo dei loro recapiti.

1. Come controllare il trattamento dei propri dati personali da parte nostra?

L'utente dispone dei seguenti diritti previsti dal GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità dei dati e revoca del consenso quando il trattamento si basa su di esso.

Per esercitare tali diritti, è possibile contattarci:

Via e-mail: info@move-and-study.com
Per posta: MOVE & STUDY BELGIQUE – Residence Palace, 155 rue de la Loi, 1040 Bruxelles

Rispondiamo entro un mese (prorogabile di due mesi in caso di complessità).

L'utente può richiedere la portabilità dei propri dati (copia strutturata, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, trasmissibile a un terzo se tecnicamente possibile).

Per qualsiasi domanda: info@move-and-study.com.

2. Reclamo all'Autorità di protezione dei dati

L'utente può presentare reclamo all'autorità di controllo competente:

Autorità di protezione dei dati (APD)
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Sito: www.autoriteprotectiondonnees.be

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento

Trattiamo i dati personali principalmente per:

Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) o misure precontrattuali:

• Iscrizione del cliente, conclusione ed esecuzione del contratto (soggiorno linguistico, programma di scambio, ecc.);
• Fornitura dei servizi (prenotazioni di scuola/alloggio/trasporto, assistenza in loco, fatturazione, recupero crediti);
• Gestione delle richieste, comunicazioni, assistenza clienti;
• Accesso alle piattaforme digitali;
• Controllo degli accessi/sicurezza in occasione di visite in agenzia.

Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR) – dopo bilanciamento con i diritti dell'utente:

• Miglioramento dei nostri servizi/prodotti e cybersicurezza;
• Gestione e manutenzione dei sistemi informatici;
• Automazione e ottimizzazione dei processi (ad es. monitoraggio delle richieste, soddisfazione dei clienti);
• Difesa di diritti in giudizio o gestione di controversie;
• Organizzazione di concorsi, promozioni, indagini di soddisfazione (salvo opposizione);
• Marketing diretto per offerte simili o complementari ai servizi precedentemente acquistati (opt-out possibile in qualsiasi momento).

Consenso (art. 6.1.a GDPR) – revocabile in qualsiasi momento:

• Invio di offerte di marketing non simili o di partner;
• Profilazione avanzata per offerte personalizzate;
• Trasmissione di dati sensibili a terzi (ad es. scuole estere) quando non coperta dal contratto.

4. Categorie di dati raccolti

• Dati di contatto (nome, indirizzo, e-mail, telefono);
• Dati identificativi (data di nascita, nazionalità, passaporto, sesso);
• Dati di viaggio (date, destinazioni, alloggi, compagnie, richieste specifiche, accompagnatori);
• Dati sulla salute (esigenze specifiche, allergie, ecc. – dati sensibili);
• Dati finanziari (pagamenti, carta di credito – trattati tramite fornitori sicuri);
• Dati tecnici (IP, dispositivo, log di connessione);
• Stile di vita/interessi (se forniti per la personalizzazione).

5. Fonti di raccolta

Principalmente direttamente dall'utente. In alcuni casi:

• Clienti (ad es. informazioni sugli accompagnatori);
• Partner (scuole, gestori di alloggi, vettori);
• Fonti pubbliche (registri ufficiali, social network pubblici se pertinenti).

6. Destinatari dei dati

• Fornitori del soggiorno (scuole, hotel, compagnie aeree, trasferimenti, guide);
• Responsabili del trattamento (IT, pagamento, marketing, logistica);
• Avvocati, assicuratori, revisori (se necessario);
• Autorità (ad es. ambasciate per i visti, obblighi di legge);
• Partner di marketing/indagini (con consenso o opt-out).

7. Trasferimenti internazionali

Possono avvenire trasferimenti al di fuori del SEE (ad es. Stati Uniti, paesi di destinazione).

• Se il paese è considerato adeguato (decisione della Commissione UE) → trasferimento diretto.
• Altrimenti: clausole contrattuali tipo UE (SCC), EU-US Data Privacy Framework (DPF – certificazione se applicabile) o deroga contrattuale (ad es. esecuzione del contratto).

Per gli Stati Uniti: alcuni fornitori (Google, Meta, ecc.) possono essere certificati DPF. Utilizziamo garanzie adeguate. Per ottenere copia dei documenti, è possibile contattarci.

8. Durata di conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario al contratto + obblighi di legge (ad es. contabilità 7-10 anni, prove in caso di controversie), poi cancellati o resi anonimi.

9. Sicurezza dei dati

Misure tecniche/organizzative (crittografia SSL/TLS a 256 bit sul sito, controlli di accesso, ecc.). La trasmissione via internet comporta rischi intrinseci.

10. Cookie e tecnologie di tracciamento

Utilizziamo cookie e tecnologie (Google Analytics, Google Ads, Facebook Pixel, ecc.) per il funzionamento, le statistiche, la personalizzazione e la pubblicità.

Consenso granulare richiesto tramite banner (salvo cookie essenziali).

Dettagli nella nostra politica sui cookie (link separato sul sito).

Font di Google, Google Maps, YouTube, ecc.: si vedano le politiche di Google.

11. Chat dal vivo e altri strumenti

Tawk.to per la chat (si veda la loro politica GDPR).

Plug-in dei social network: attivati con un clic (la responsabilità passa poi alla piattaforma).

12. Aggiornamenti

Rivediamo periodicamente questa informativa. La versione attuale è sul nostro sito. Informeremo l'utente dei cambiamenti rilevanti.

Titolare del trattamento

MOVE & STUDY BELGIQUE (SPRL)
Residence Palace, 155 rue de la Loi, 1040 Bruxelles
Contatto privacy: info@move-and-study.com