Polityka prywatności i ochrona danych osobowych

Niniejsza deklaracja prywatności jest zgodna z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) (rozporządzenie (UE) 2016/679) oraz z obowiązującym prawem belgijskim w zakresie ochrony danych.

Ze względu na czytelność w określeniach osób używamy formy męskiej. Określenia te dotyczą wszystkich płci, w duchu równości.

Czy ta deklaracja Cię dotyczy?

Deklaracja dotyczy Ciebie, jeśli jesteś:

• jednym z naszych klientów lub pozostajesz z nami w relacji umownej;
• osobą towarzyszącą jednemu z naszych klientów;
• zainteresowany naszymi produktami lub usługami i przekazujesz nam swoje dane osobowe (na przykład przez naszą stronę internetową, aplikacje, biura, wydarzenia lub formularze kontaktowe).

Jeśli przekazujesz nam dane osobowe innych osób (np. członków rodziny, towarzyszących niepełnoletnich), musisz poinformować je o tym przekazaniu i zalecić im zapoznanie się z tą deklaracją. Staramy się to robić bezpośrednio, gdy dysponujemy ich danymi kontaktowymi.

1. Jak kontrolować przetwarzanie Twoich danych osobowych?

Przysługują Ci następujące prawa wynikające z RODO: dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, sprzeciw, przenoszenie danych oraz wycofanie zgody, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie.

Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z nami:

E-mailem: info@move-and-study.com
Pocztą: MOVE & STUDY BELGIQUE – Residence Palace, 155 rue de la Loi, 1040 Bruxelles

Odpowiemy w ciągu miesiąca (termin można przedłużyć o dwa miesiące w przypadku spraw złożonych).

Możesz zażądać przeniesienia swoich danych (uporządkowana kopia w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, przekazywana osobie trzeciej, jeśli jest to technicznie możliwe).

W razie pytań: info@move-and-study.com.

2. Skarga do organu ochrony danych

Możesz złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego:

Organ ochrony danych (APD)
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Strona: www.autoriteprotectiondonnees.be

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy Twoje dane osobowe głównie w celu:

Wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub działań przed zawarciem umowy:

• Zapis klienta, zawarcie i wykonanie umowy (kurs językowy, program wymiany itp.);
• Świadczenie usług (rezerwacje szkoły, zakwaterowania i transportu, pomoc na miejscu, fakturowanie, dochodzenie należności);
• Obsługa zapytań, komunikacja, wsparcie klienta;
• Dostęp do platform cyfrowych;
• Kontrola dostępu i bezpieczeństwo podczas wizyt w biurze.

Prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – po zważeniu z Twoimi prawami:

• Ulepszanie naszych usług i produktów oraz cyberbezpieczeństwo;
• Zarządzanie systemami IT i ich utrzymanie;
• Automatyzacja i optymalizacja procesów (np. śledzenie zapytań, satysfakcja klientów);
• Obrona praw przed sądem lub zarządzanie sporami;
• Organizacja konkursów, promocji i ankiet satysfakcji (chyba że wniesiesz sprzeciw);
• Marketing bezpośredni ofert podobnych lub uzupełniających do Twoich wcześniejszych usług (rezygnacja możliwa w każdej chwili).

Zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – można ją wycofać w każdej chwili:

• Wysyłanie ofert marketingowych niepodobnych lub od partnerów;
• Zaawansowane profilowanie w celu personalizacji ofert;
• Przekazywanie danych wrażliwych osobom trzecim (np. szkołom zagranicznym), gdy nie obejmuje tego umowa.

4. Kategorie zbieranych danych

• Dane kontaktowe (nazwisko, adres, e-mail, telefon);
• Dane identyfikacyjne (data urodzenia, obywatelstwo, paszport, płeć);
• Dane o podróży (terminy, kierunki, zakwaterowanie, przewoźnicy, szczególne prośby, towarzysze);
• Dane o zdrowiu (szczególne potrzeby, alergie itp. – dane wrażliwe);
• Dane finansowe (płatności, karta bankowa – przetwarzane przez bezpiecznych dostawców);
• Dane techniczne (IP, urządzenie, logi połączeń);
• Styl życia/zainteresowania (jeśli podane w celu personalizacji).

5. Źródła danych

Głównie bezpośrednio od Ciebie. Czasami:

• Klienci (np. informacje o osobach towarzyszących);
• Partnerzy (szkoły, dostawcy zakwaterowania, przewoźnicy);
• Źródła publiczne (oficjalne rejestry, publiczne profile w mediach społecznościowych, jeśli jest to istotne).

6. Odbiorcy danych

• Dostawcy usług w ramach pobytu (szkoły, hotele, linie lotnicze, transfery, przewodnicy);
• Podmioty przetwarzające (IT, płatności, marketing, logistyka);
• Prawnicy, ubezpieczyciele, audytorzy (w razie potrzeby);
• Organy (np. ambasady w sprawie wiz, obowiązki prawne);
• Partnerzy marketingowi/ankietowi (za zgodą lub z możliwością rezygnacji).

7. Przekazywanie danych za granicę

Dane mogą być przekazywane poza EOG (np. do Stanów Zjednoczonych, do kraju docelowego).

• Jeśli kraj zapewnia odpowiedni poziom ochrony (decyzja Komisji UE) → przekazanie bezpośrednie.
• W przeciwnym razie: standardowe klauzule umowne UE (SCC), EU-US Data Privacy Framework (DPF – certyfikacja, jeśli dotyczy) lub odstępstwo umowne (np. wykonanie umowy).

W przypadku Stanów Zjednoczonych: niektórzy dostawcy (Google, Meta itp.) mogą posiadać certyfikat DPF. Stosujemy odpowiednie zabezpieczenia. Skontaktuj się z nami, aby otrzymać kopie dokumentów.

8. Okres przechowywania

Twoje dane są przechowywane przez czas niezbędny do wykonania umowy oraz wypełnienia obowiązków prawnych (np. księgowość 7–10 lat, dowody w sporach), a następnie usuwane lub anonimizowane.

9. Bezpieczeństwo danych

Środki techniczne i organizacyjne (szyfrowanie SSL/TLS 256 bitów na stronie, kontrola dostępu itp.). Przesyłanie danych przez internet wiąże się z nieodłącznym ryzykiem.

10. Pliki cookie i technologie śledzące

Używamy plików cookie i technologii (Google Analytics, Google Ads, Facebook Pixel itp.) do celów funkcjonalnych, statystycznych, personalizacji i reklamy.

Wymagana jest szczegółowa zgoda w banerze (z wyjątkiem niezbędnych plików cookie).

Szczegóły w naszej polityce cookies (osobny odnośnik na stronie).

Czcionki Google, Google Maps, YouTube itp.: zobacz polityki Google.

11. Czat na żywo i inne narzędzia

Tawk.to dla czatu (zobacz ich politykę RODO).

Wtyczki mediów społecznościowych: aktywowane po kliknięciu (dalej odpowiada platforma).

12. Aktualizacje

Regularnie aktualizujemy tę deklarację. Aktualna wersja jest dostępna na naszej stronie. O ważnych zmianach poinformujemy.

Administrator danych

MOVE & STUDY BELGIQUE (SPRL)
Residence Palace, 155 rue de la Loi, 1040 Bruxelles
Kontakt w sprawie prywatności: info@move-and-study.com